A compter du 1er janvier 2014, les entre­prises devront s’organiser pour présenter leurs documents comptables sous forme dématérialisée à leur vérificateur fiscal.

La présentation sous format numérique de la comptabilité incombe légalement à celles qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée, autrement dit à quasi­ment toutes les entreprises françaises. En effet, mis à part les micro-entreprises et les petites exploitations agricoles qui ne sont pas tenues de présenter une compta­bilité lors d’un contrôle, aujourd’hui toutes les entreprises tiennent tout ou partie de leur comptabilité par informatique.

Cette présentation dématérialisée de la comptabilité existe déjà depuis cinq ans, mais il s’agit actuellement d’une simple possibilité pour les entreprises.

Elle sera obligatoire pour les contrôles pour lesquels l’avis de vérification sera adressé après le 1er janvier 2014 et qui concerneront les exercices 2011 et sui­vants.

Il nous a paru intéressant dans ce contexte de faire un point sur le régime actuel des droits et obligations des entre­prises dans le cadre de ces contrôles.

Quels sont les documents comptables concernés ?

Les documents concernés par l’obliga­tion de présentation numérique sont ceux qui retracent les écritures comp­tables prévues par le plan comptable général (LPF art. L 47 A I).

Il s’agit des fichiers qui regroupent l’en­semble des enregistrements comptables des opérations de l’entreprise : les livres et journaux comptables informatiques, le grand-livre, les balances, etc.

Les fichiers informatiques contenant les pièces justificatives (facturation, pièces de recettes, etc.) ne sont pas concernés par cette mesure.

Modalités de remise des fichiers

Le contribuable peut remettre au vérifica­teur une copie des fichiers des écritures comptables, après en avoir gravé un exemplaire sur cédérom. Il peut aussi permettre au vérificateur d’en prendre une copie sur un support externe tel qu’une clé USB ou un disque dur externe.

La remise des fichiers est formalisée par écrit sur un document remis par le vérifi­cateur et contresigné par le contribuable.

Actuellement, l’administration doit resti­tuer au contribuable, avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification, les copies des fichiers transmis et n’en conserver aucun double. A compter du 1er janvier 2014, cette obligation de restitution est rem­placée par une obligation de destruction des fichiers par l’administration.

Déroulement du contrôle en général

Lorsque le contribuable a communiqué les fichiers des écritures comptables, le vérificateur peut effectuer sur ces fichiers des opérations simples et des manipula­tions de données informatiques, des tris, classements, ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui per­mettent de s’assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.

Par la suite, le vérificateur entame son contrôle et indique par écrit au contri­buable la nature des investigations sou­haitées.

Par exemple, il peut formuler la demande suivante :

« Je souhaite vérifier que les créances acquises sont facturées sur le bon exer­cice. Pour ce faire, j’ai besoin de vérifier les dates de conclusion des marchés, les dates de commandes correspondantes avec les dates de facturation. »

En réponse, le contribuable choisit l’une des trois options suivantes qu’il propose par écrit au vérificateur :

– le vérificateur effectuera la vérification sur le matériel utilisé par le contribuable ;

– le contribuable effectuera lui-même tout ou partie des traitements informatiques nécessaires à la vérification. Dans ce cas, l’administration précisera par écrit au contribuable, ou à un mandataire désigné à cet effet, les travaux à réaliser, ainsi que le délai accordé pour les effec­tuer. Les résultats des traitements sont alors remis sous forme dématérialisée ;

– ne souhaitant pas que le contrôle soit réalisé sur le matériel de l’entreprise, le contribuable mettra alors à la disposition de l’administration les copies des docu­ments, données et traitements soumis à contrôle. Ces copies seront produites sur tous supports informatiques.

Après ces investigations, l’administration communiquera au contribuable, sous forme dématérialisée ou non au choix du contribuable, le résultat des traitements informatiques qui donnent lieu à des rehaussements fiscaux.

Collaboration entre le contribuable et le vérificateur

Le débat contradictoire est la base incon­tournable d’une vérification de comptabi­lité. Sans débat contradictoire, la procédure de vérification et les redresse­ments qui s’ensuivent peuvent être annulés par un tribunal.

Le contrôle numérique de la comptabilité ne saurait remettre en cause ce carac­tère contradictoire et le déroulement « sur place » de la vérification de comptabilité.

Aussi est-il limité au tri, classement ainsi que tous calculs permettant de confronter les données aux déclarations fiscales, c’est-à-dire à un travail de « défrichage » pour cibler les investiga­tions à mener, ensuite, dans les locaux de l’entreprise.

De plus, l’administration ne peut établir sa proposition de rectification unique­ment sur la base des données informa­tiques ainsi transmises : la présentation des données sous forme dématérialisée permet uniquement de préparer et de simplifier le travail du vérificateur, mais ne peut pas remplacer la vérification en présence du contribuable.

Dans quels cas une comptabilité est-elle non probante ?

Comme dans le cadre du contrôle des comptabilités « papier », les constatations faites sur place lors du contrôle d’une comptabilité informatisée peuvent conduire à considérer que la comptabilité informa­tisée est irrégulière et/ou non probante.

L’administration fiscale est attentive à cer­taines fonctions du logiciel qui peuvent donner une apparence de régularité des écritures comptables en permettant :

– l’utilisation de brouillards permanents avec des éditions conformes aux jour­naux clôturés ;

– la suppression ou la modification d’en­registrements génériques sans laisser de trace ;

– la clôture apparente d’un exercice pour établir les comptes annuels.

Voici quelques exemples illustrant des situations qui peuvent conduire à consi­dérer que la comptabilité informatisée est irrégulière et/ou non probante :

– la présentation sous des formats infor­matiques non recevables ou « proprié­taires » qui font ressortir des documents comptables et pièces justificatives déma­térialisés illisibles ;

– le défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives ;

– le défaut de clôture des exercices comptables ;

– le défaut de traçabilité ;

– l’absence de chronologie dans les enregistrements ;

– l’absence de permanence du chemin de révision.

Les constatations matérielles sont forma­lisées par écrit soit dans un procès-verbal, soit dans la proposition de rectification.

Bien entendu, le rejet de la valeur pro­bante et sincère d’une comptabilité infor­matisée présentée est apprécié avec discernement par le vérificateur, au vu de l’étendue et de la gravité des manque­ments constatés.

Dans ce cas, à l’instar de ce qui est effectué dans une vérification de comp­tabilité « papier », la reconstitution du chiffre d’affaires peut être réalisée au moyen des méthodes connues (calcul de coefficient, comptabilité matière, méthode statistique, par exemple).

Opposition à contrôle fiscal

La procédure d’évaluation d’office s’ap­plique dans les situations où le contrôle informatique est, de fait, impossible.
Cette situation peut s’illustrer, notam­ment, par les exemples suivants :

– le contribuable s’abstient de répondre à la demande d’option pour l’une des modalités de contrôle ou retarde excessi­vement son choix ;

– le contribuable choisit une option impossible à mettre en oeuvre pour des raisons techniques ou pratiques ;

– le contribuable ne présente pas les informations, données et traitements informatiques ni la documentation ;

– les données ne sont pas disponibles pour la réalisation de la vérification ;

– les données sont disponibles, mais le contrôle ne peut être mené à son terme du fait de circonstances imputables au comportement du contribuable, à l’orga­nisation de l’entreprise ou à un tiers prestataire notamment ;

– les traitements ne sont pas réalisés dans un délai compatible avec les exi­gences du contrôle.

La sanction spécifique prévue à l’ar­ticle 1732 du CGI (majoration au taux de 100 %) a alors vocation à s’appliquer.

A partir du 1er janvier 2014, la procédure d’évaluation d’office sera étendue au défaut de présentation sous forme déma­térialisée de la comptabilité.

Pour aller plus loin

Une modernisation des contrôles fiscaux

Selon la DGFiP, le contrôle dématérialisé permet un gain de temps et d’efficacité : « Le volume des documents présentés sous format papier peut empêcher de fait la réalisation du contrôle de manière efficace dans les délais légaux par l’administration. »

Statistiquement, en 2011, 21,5 % des 47 408 vérifications dans les entreprises ont été effectuées sur des supports informatiques, contre 14 % en 2009.

Sanctions (CGI art. 1729 D)

A compter du 1er janvier 2014, le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée est passible d’une amende égale à :

– 5 ‰ du chiffre d’affaires par exercice soumis à contrôle, en l’absence de rehaussement ;

– 5 ‰ du chiffre d’affaires rehaussé par exercice soumis à contrôle, en cas de rehaussement ;

– 1 500 € lorsque le montant de l’amende mentionnée ci-dessus est inférieur à cette somme.

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